浅谈党校内部控制体系的构建和完善

作者:赵彦婷


     随着我国市场经济的快速发展,高品质的财务控制成为保障社会经济快速发展,维护市场经济秩序的重要手段之一。党校作为行政事业单位,为更好的规范财务管理,提高单位内部会计信息的质量,减少财务风险,建立科学有效的内部财务控制体系是新时期党校财务工作的新的客观要求。内部财务控制制度保证了单位决策的有效执行,维护了单位财产的安全,对单位财务起到了一定的控制作用。 
  一、内部控制的涵义
  内部控制是指单位组织为保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。
  二、建立党校内部控制的必要性
  制定实施行政事业单位内部控制制度,对于财政增收节支意义重大,而且我国行政事业单位的内部控制制度比较薄弱,存在一些突出问题:
  一是很多单位目前没有规范的内部控制制度,仅凭经验进行简单的控制,或者用一些财经规章制度代替内控制度,仅就开支范围、开支标准、开支权限等简单加以限制;
  二是相关人员内部控制意识薄弱,尤其是部分领导和工作人员,办事只图方便快捷,仅仅把财务部门看作是单位的钱袋子,无论支出凭证是否合法,认为只要领导签字就能够报销,致使财务管理和监督流于形式,不能发挥应有的作用;
  三是单位内部管理比较粗放,管理制度不健全,业务流程设置不尽合理,许多事项的运作与管理没有相应的制度保证,不合理兼岗现象较为普遍。
  党校属于行政事业单位,也存在以上行政事业单位内控缺陷的一些共性。同时也存在一些自身的问题,比如基本建设项目大多由代建公司管理,自身管理和监督力度不强。因此,迫切需要设计一套操作性强、系统完整、规范合理 行之有效的内部控制制度,加强党校的内部控制,有效促进党校行政管理和社会服务水平登上一个新的台阶。
  三、建立党校内部财务控制的主要内容
  (一)总体控制
  行政事业单位的内部控制总体上体现在三个方面:不相容职务相互分离控制、授权批准控制和程序控制。作为党校,也应该在这三方面建立健全内部控制,并且将此三个控制贯穿于各项业务的始终。
  所谓不相容职务相互分离控制,就是要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。
  所谓授权批准控制,就是要求涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。严禁有关人员未经授权批准就办理相关业务。
  所谓程序控制,就是在各种业务的办理过程中,根据工作流程中各关键控制点,明确各环节相关岗位的职责、工作内容等,并对关键控制点进行有效监督。
  (二)业务控制
  行政事业单位内部控制主要可以分为八个方面:货币资金控制、采购业务控制、工程项目控制、固定资产控制、支出控制、全面预算控制、人力资源控制以及内部审计。对于党校来说,和其他行政事业单位相比,业务又比较单一,内部控制的重点可以主要放在其中货币资金、采购业务、固定资产管理、工程项目控制四块。
  1.货币资金的内部控制
  根据不相容职务相互分离控制原则,货币资金业务处理实行钱帐分管;出纳员不得兼管总账;任何一笔资金收付业务的发生和处理不能由一人单独包办到底。主要有:
  ①现金控制。库存现金必须在规定限额内,收入的现金应及时送存银行,当天未及送存现金应集中存放在保险箱内。不得坐支现金。出纳员应做到对库存现金“日清月结”,主管部门应对库存现金进行定期和不定期检查。
  ②银行存款控制。银行存款要及时对账,银行存款调节表应由出纳、记现金日记账和银行存款日记账以外的第三者编制,发现核对不符的项目,要及时报告有关负责人,以便调查并做出处理决定。
  ③票据控制。货币资金收支凭证应与原始凭证核对相符,一切付款应经批准,原始凭证要齐全。发票和收据要按顺序编号,领用空白发票、收据要进行登记。支票的签发至少要有出纳员和会计负责人两个签名,空白支票不得签名盖章。
  ④印章控制。财务专用章应由专人保管,个人名单应由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。严格履行签字或盖章手续。
  ⑤支付控制。单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金借款申请,注明款项的用途、金额、归还日期等内容。个人差旅费、招待费,办公费等已实行公务卡刷卡制度,无特殊原因一律通过公务卡结算。报销或申请时应由处室长审核后,提交审批人审批后,交由出纳人员办理支付手续。
  重要货币资金支付业务。应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度。
  2.采购业务控制
  ①请购控制。上年年末制定下一年的采购预算。符合政府采购条件的应列入政府采购预算,未列入政府采购计划的,单位需制定具体采购程序及办法,明确采购业务的主要责任科室和负责人员,并规定相关人员的职责权限。
  ②审批控制。建立请购审批制度,明确审批权限,并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。
  ③采购控制。对于自行采购的资产,采购部门要严格按照批准的请购单的要求来进行采购,要按照成本效益原则,降低采购费用,要货比多家,既要比价格,也要比质量。
  ④验收控制。建立验收催收制度,督促供应商按期交货。采购的商品运到后,验收部门按照合同清点数量,检查质量,验收合格后在验收单上签字或出具验收报告,并将货物清单和使用说明等材料归档存放。对开箱验货或安装调试中发现有问题的,不得通过验收。主管部门应及时与供货公司进行交涉,并提出换货、退货或索赔等处理意见。
  ⑤付款控制。财会部门将收到的收货单、验收单和购货发票后,应与请购单和购货合同进行核对,经过核对无误,才办理付款业务。
  3.固定资产管理控制
  ①取得与验收控制。年初或年末时各部门应形成固定资产采购预算,各部门汇总并报分管领导批准。各处室需添置固定资产设备时,应先向单位提出申请,批准后,由固定资产主管部门按政府采购有关规定和单位制定的预算严格控制购建固定资产,其他部门无权购置固定资产。建立固定资产验收制度,验收合格的固定资产,办理交接手续,登记固定资产账,按有关制度规定支付固定资产款项。
  ②日常管理控制。固定资产主管部门负责固定资产的登记,详细记载固定资产的数量,购置年月,使用情况等,并统一编号,在资产上张贴标签,各处室应按照“情况明、底数清”的要求,建立固定资产管理台帐,主管部门应定期(半年)与各使用部门核对。
  固定资产主管部门应制定资产领用程序,对配备给个人使用的固定资产按照“谁使用、谁负责,谁管理、谁负责”要求,并坚持“资产跟人”原则进行管理。对置放于公共场所的固定资产,建立设备使用台帐,如使用部门较多,则应指定主管部门进行负责。单位教职工因离退休或工作调动、调离时,对其使用和保管的物资,需办理财产物资请点交接手续,并经分管领导签字后,报资产管理部门备案。
  固定资产主管部门应定期不定期地对各部门固定资产进行实地盘点,形成书面报告向分管负责人汇报,要求做到帐实相符、帐卡相符、卡帐相符,防止国有资产流失。
  ③资产处置控制。固定资产出现损坏或故障的,使用人员应填写《固定资产维修申请单》,经处室负责人签字同意后报管理部门进行维修。如维修费用超过500元的,应及时向校领导报告情况。对因保管不善或使用不当等人为因素造成资产损坏的,应按照单位有关规定严肃追究当事人员责任。
  单位固定资产处置应当严格履行审批手续,未经批准不得自行处置,处置应当按照公开、公正、公平的原则进行。资产出售、出让、转让等应当采取拍卖、招投标等方式以及国家法律、行政法规规定的其他方式进行。建立固定资产处置环节的控制制度,明确固定资产处置的范围、标准、程序、审批权限和责任。重大固定资产处置,实行集体审议。
  ④资产管理信息化控制。建立固定资产信息化管理制度,按照国有资产管理信息化的要求,及时将固定资产的变动情况录入管理系统,配置、报废等程序实际与系统两条线同时进行,对本单位固定资产实行动态管理,做到系统账和书面账相符。
  4.工程管理控制
  主要是党校行政楼、教学楼等的基本建设工程。
    ①项目决策控制。如有建立工程项目的计划,单位应编制项目建议书和可行性研究报告,提请单位党委讨论决策。严禁任何个人单独决策工程项目或者擅自改变集体决策意见。党委通过后,应当建立工程项目决策及实施的责任制度,明确相关部门及人员的责任。
  ②概预算控制。对概预算的编制、审核等作出明确规定,并且组织工程、技术、财会等部门的相关专业人员对编制的概预算进行审核,重点审查编制依据、项目内容、工程量的计算、定额套用等是否真实、完整、准确。
  ③价款支付控制。会计人员应对工程合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后,方可办理价款支付手续。如发现不符情况,应及时汇报。
  因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的,应提供完整的书面文件和其他相关资料。单位会计人员应对工程变更价款支付业务进行审核。
  ④竣工决算控制。依据国家法律法规的规定,单位应当组织有关部门及人员对竣工决算进行审核,重点审查决算依据是否完备,相关文件资料是否齐全,竣工清理是否完成,决算编制是否正确。建立竣工决算审计制度,及时组织竣工决算审计。未实施竣工决算审计的工程项目,不得办理竣工验收手续。
  及时组织工程项目竣工验收,确保工程质量符合设计要求。单位应当对竣工验收进行审核,重点审查验收人员、验收范围、验收依据、验收程序等是否符合国家有关规定。验收合格的工程项目,应当及时编制财产清单,办理资产移交手续,并加强对资产的管理。
  四、加强党校内部财务控制的途径
  (一)建立健全内部财务控制制度
  完善制度是加强内部财务控制的重要保障。建立和完善内部财务控制制度,细化责任,特别是加强对薄弱环节和重要岗位的控制,做到制度管人,责任到人,形成一个在内部控制方式、技术、手段等方面有章可循的完整的内部财务控制体系。确定哪些岗位和职务是不相容职务,并明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间相互监督、相互制约,进而形成有效的制衡机制。
  (二)完善国有资产管理
  要认真做好国有资产的日常管理工作,建立健全管理制度,单位内要研究出台严密完善的固定资产管理办法,严格控制监督固定资产购置、领用、调配、检查、维修、报废及核销等环节的工作,将资产管理的责任落实到具体部门和个人。配合财政部门做好国有资产管理信息化工作,推进本单位国有资产信息化进程,保证系统账和书面账的统一。提高固定资产管理人员的保护意识,进一步维护资产的安全和完整,提高资产使用效率。
   (三)提高党校工作人员的综合素质
  首先提高单位领导的素质。因为单位领导的素质直接关系到整个单位工作的发展走向。领导的内部控制意识的强弱也直接关系到整个单位内部控制体系的建立与否。因此,单位领导应该认真学习内部控制的各项规范,提高自身对财务内部控制制度的理解。还应该在单位内部建立财务控制的领导责任制,将主要领导的政绩考核同行政事业单位内部财务控制的好坏相联系,做到在其位司其职,将财务内部控制工作真正落到实处。其次应该重视提高工作人员的综合素质和业务能力。建立内部控制体系后,应对单位的工作人员进行业务培训,并经常组织后续培训,提高业务水平。
  (四)加强业务流程控制
  业务流程控制是内部财务控制的核心环节,其控制方法的合理性、有效性直接决定着控制目标的实现。党校的各项财务收支,应该按照规定的程序进行审批和批准。原始的用授权批准替代了监督检查,不利于发挥会计的审核监督作用。因此,要建设合理的业务流程控制制度和完整的会计处理程序。例如,原始资料要先经过会计人员及内部相关部门检查和监督后再进入审批和记账等环节;对于已处理的会计信息或单位财务业务,一定要进行复核,强化财会人员的实际把关效果,防止违纪违规问题的发生。
  五、总结  
  党校系统内部控制制度建立并有效运行,对制定单位预算、完善国有资产管理、政府采购等,以及全面促进增收节支,调动部门单位积极性,都具有强大的规范和保障作用,是新时期特别是当前党校转型升级,实现党校顺利过渡、平稳较快发展的长效机制,是科学理财的根本出路。